מערכת לניהול עובדים זרים
המערכת נבנתה במטרה לספק מענה מלא ומדויק לניהול זכויות עובדים זרים בישראל המועסקים על ידי משפחות שלא בהכרח מצליחות להשתלט ולהבין איך הכל עובד. בדף זה אפרט את המנגנונים הטכניים המורכבים הפועלים בתוך המערכת, המאפשרים לכל מעסיק לנהל את העובד בראש שקט ובתיעוד מלא.
קליטת עובד והגדרת תנאי העסקה (Onboarding)
תהליך הקליטה במערכת נועד להבטיח שכל זכויות העובד יחושבו נכון מהיום הראשון:
- שכר בסיס ותעריפים: המערכת מחשבת אוטומטית את הערך השעתי (לפי 186 שעות חודשיות או הגדרה אישית). חישוב זה הוא קריטי לשעות נוספות ולתעריפי עבודה בשבת, המחושבים בדרך כלל ב-150% מערך השעה היסודי.
- תיעוד היסטורי וצבירת זכויות: המערכת שומרת תנאי ההעסקה. אם השכר הועלה לאורך התקופה, המערכת תדע לשקלל את הזכויות (כמו הפרשות לפנסיה או פיצויים) לפי השכר המדויק שהיה בתוקף בכל חודש וחודש, ולא רק לפי השכר האחרון.
לוח שנה חכם ודיווח נוכחות
לוח השנה הוא לב המערכת ומשמש ככלי הקלט המרכזי למנוע השכר:
- סימון מהיר של שבתות וימים מיוחדים: ניתן לסמן שבתות עבודה במהירות, והן יכללו אוטומטית בדו"ח השכר החודשי בתעריף המתאים.
- ניהול חופשות וחגים: המערכת מחשבת זכאות לחופשה שנתית על בסיס וותק מצטבר. עבור חגים, המערכת מוודאת שהעובד זכאי לתשלום (לאחר 90 ימי העסקה) ומאפשרת לסמן חגים לפי דת העובד.
- דיווחי שעות ועבודה במצבי דחק: המערכת מאפשרת לעובד לסמן שעות כניסה ויציאה. זהו כלי קריטי במקרים כמו אשפוז המטופל – מצב בו העובד מוגבל ל-8 שעות עבודה בלבד, וכל שעה מעבר לכך נספרת אוטומטית כשעה נוספת (125% או 150%), גם אם מדובר בעובד בשכר חודשי.
שמירת מסמכים וקבצים
כשמעסיקים עובד נאספים המון מסמכים, חשבוניות וקבלות. המערכת תאפשר לכם לרכז את הכל במקום אחד, לתת לכל אחד שם כך שיהיה אפשר לחפש אותם באמצעות מלל ולדעת למצוא אותם בקלות כשצריך.
הוצאות מעסיק
למעסיקים יש הוצאות רבות - למשל מעסיק שמשלם את ביטוח הבריאות של העובד צריך לזכור גם לחדש אותו. לא תמיד חברות הביטוח מזכירות ופונות ולכן חשוב לקבל תזכורת. במקרה כזה, המערכת תאפשר לכם לתעד הוצאות ולקבוע אם הן הוצאות חוזרות ובכך לקבל תזכורת כשצריך לחדש את התשלום.
מנוע השכר והפקת דו"חות (The Payroll Engine)
מנוע השכר משלב את כל הנתונים לדו"ח חודשי מדויק:
- תוספות קבועות ומשתנות: מעבר לחישוב האוטומטי, ניתן להגדיר "תוספות קבועות" להוספה מהירה בכל חודש (למשל נסיעות או הוצאות קבועות) וכן תיקונים ידניים במידת הצורך.
- דו"ח דו-לשוני: הדו"ח המופק (וכן קובץ ה-Excel לייצוא) מופיע בעברית ובאנגלית. כך מובטח ששני הצדדים – המעסיק והעובד – מבינים בדיוק את מרכיבי השכר, מה שמגביר את השקיפות והאמון.
סיום העסקה ופיצויי פיטורין
ניהול סוף התקופה נעשה בצורה אחראית ומקיפה:
- דו"ח סיום העסקה: עם סיום העבודה, המערכת מפיקה דו"ח מסכם המחשב את יתרת פיצויי הפיטורין המגיעים לעובד, יחד עם פדיון ימי חופשה והבראה שטרם נוצלו.
- הפסקה זמנית והחלפה: המערכת מאפשרת להפסיק זמנית את ההעסקה (למשל כשהעובד יוצא לחופשת מולדת ארוכה) ולנהל רישום של עובד מחליף זמני במקומו, עם תנאים אחרים.
- העסקה מחדש: תמיכה מלאה במסלול "רצף זכויות" (Continue), בו המערכת שומרת על הוותק המקורי וממלאת את ה"פער" שנוצר כימי חופשה כדי לשמור על רציפות זכויות חוקית.
פאנל עובד אישי
העובד אינו רק "נתון" במערכת, אלא משתמש פעיל:
- שקיפות מלאה: לעובד יש פאנל אישי בו הוא יכול לצפות במידע הבסיסי שלו ובדו"חות קודמים.
- דיווח בזמן אמת: העובד יכול לסמן את תחילת העבודה שלו בלוח השנה כדי לתעד שעות נוספות בצורה אמינה.
המערכת עדיין בשלבי בטא ולכן לא פתוחה לקהל הרחב אך התכנון הוא לשחרר אותה בחינם לכל מי שצריך (וידוע שיש הרבה שצריכים). מוזמנים לכתוב בתגובות מה הייתם רוצים לראות במערכת.
